Om On-Way

On-Way i Sverige AB grundades 1996 och har sitt kontor i Nacka utanför Stockholm. Vi bedriver import och försäljning av tillsatsmaterial för asfaltindustrin. Cellulosafiber är företagets viktigaste produkt.

Företaget har sedan starten varit en stabil marknadsledande leverantör till asfaltindustrin. Förutom cellulosafiber levererar vi även pigmentpellets för infärgning av asfalt, samt släpp- och rengöringsmedel.

On-Way är dotterbolag till  AB Termidor. För mer information se bifogad länk: www.termidor.se

Code of Conduct

AB Termidor (Termidor) is committed to sustainable development and environmental awareness. These are the key foundations to our continued success and also needed to fulfil the long-term sustainability goals of our customers operations.
We recognize the importance of cooperation and partnership with our suppliers to meet our sustainability targets.
We expect our suppliers to adhere to internationally recognized environmental, social and corporate governance standards, and to comply with all applicable laws.

1. INTRODUCTION AND PURPOSE
Termidor is a distributor and logistic partner of performance chemicals to the chemical and thereto related industries. The company was founded 1990 and the office is in Stockholm. Our markets are the European Nordic Countries, with a global supply chain.

Termidor is the mother company of On-Way i Sverige AB.

This Code of Conduct sets the foundation for our Sustainability work and our operations. It sets the minimum requirements and defines standards for fair, safe, and healthy working conditions and environmental responsibility. Doing things, the right way, ethically, with integrity, in healthy competition, and in full compliance with the law, is fundamental.

Our Code of Conduct applies to all employees in all business relationships with customers, suppliers, and other business partners.

2. SCOPE OF APPLICATION
This Code of Conduct is developed to provide a non-negotiable requirement that applies to the whole supply chain of Termidor. It is the responsibility of the supplier to inform and secure compliance with this Code of Conduct from all involved parties in the supply chain with whom Termidor do not have direct contact.

These standards equally apply to all kinds of employees.

Termidor Code of Conduct is a foundation for our business relationships and is therefore an integral component of how sourcing strategies and supplier performance evaluation is approached and it also determines which suppliers Termidor will continue to engage and grow business with. Termidor expects the supplier to make improvements when any of these Code of Conduct standards are not met, and to develop internal strategies to ensure ongoing compliance. The timeline for achieving compliance shall be reasonable and clearly defined in an action plan presented to Termidor. Providing proof of correction to Termidor for each non-compliance is also required. In this regard, please also refer to paragraph 14 in this document.

Termidor reserves the right to amend or modify the Code of Conduct at any time and will inform suppliers of any change.

3. REFERENCE DOCUMENTS AND STANDARDS
Termidor Code of Conduct is based on the below current international reference documents and standards:

  • The International Labour Organization’s (ILO) Declaration on Fundamental Principles and Rights to Work
  • The UN Declaration of Human Rights
  • The Rio Declaration on Environment and Development
  • The UN Convention against Corruption
  • The UN Convention of the Rights of the Child
  • The EU Conflict Minerals Regulation

4. LEGAL REQUIREMENTS
Termidor general rule is that the supplier must comply with relevant and national laws in the country in which they are operating. Should any of the requirements in our Code of Conduct be in violation of the national laws, the law in that country take precedence over the Termidor Code of Conduct. Termidor must be notified immediately in any such case, to decide how to proceed.

The supplier shall always apply the highest standards; hence Termidor Code of Conduct always applies even when national legal requirements are less strict than this Code of Conduct.

5. HUMAN RIGHTS AND LABOUR STANDARDS
Termidor supports and respects the protection of internationally proclaimed Human Rights. Every employee shall be treated with respect and dignity. Termidor expects the supplier to respect the rights of each individual and prohibits any type of violence, abuse, and assault at the workplace. The employees shall be free to lodge complaints with their superiors.

5.1 FREEDOM OF ASSOCIATION AND COLLECTIVE BARGAINING
The suppliers to Termidor are expected to support the establishment of employer-employee dialogue and recognize the right of all employees to form and join trade unions, or similar associations of their own choosing, and bargain collectively.

Disciplinary or discriminatory actions from the supplier against employees who join an association, or by other means organize themselves, are not accepted.

5.2 FORCED LABOUR
Termidor does not accept any form of forced or compulsory, bonded, or any other type of labour that is considered illegal in the supply chain. Employees shall be free to leave their employment after reasonable notice as required by national law or contract.

5.3 CHILD LABOUR
Termidor does not accept any child labour, in accordance with the ILO Declaration on Fundamental Principles and Rights to Work.

5.4 ELIMINATION OF DISCRIMINATION
No employee shall be discriminated based on race, gender, national origin, ethnicity, political opinion, social group, religion, age, sexual orientation, marital status, pregnancy, health, disability, or other classes protected by law.

Supplier shall strive to achieve equal conditions for employees possessing the same qualifications.

6. EMPLOYMENT CONDITIONS
All employees shall be entitled to an agreement, that states the terms and conditions of the employment including wages, benefits, and working conditions.

6.1 WORKING HOURS
Termidor expects the supplier to comply with the maximum number of regulated working hours stipulated in the local laws in the country where the supplier performs its business.

Overtime must always be in accordance with the national applicable law.

6.2 WAGES
Wages and benefits shall meet at least legal or industry minimum standards and always be sufficient to cover basic needs.

Working relationships shall be legally binding, and all obligations to employees under national labour or social security laws and regulations shall be respected.

7. WORKING CONDITIONS
Termidor requires from the supplier that the safety and health of the employees shall be always a priority. Termidor expects the supplier to take responsibility for the health and safety for their employees, control hazards, and take the best possible precautionary measures against work-related accidents and diseases.

It is of vital importance that the supplier makes risk assessments for all working tasks, gives the employees sufficient training and information of how to best protect themselves from injuries in the course of work. The supplier shall, free of charge, provide the correct personal protective clothing and equipment (PPE) to all employees in any harmful or potential risk working areas.

First aid equipment must be available at each facility and at least one person in each department must have training in basic first aid.

7.1 BUILDING AND FIRE SAFETY
All buildings shall be safe, maintained and checked regularly – this is valid in the factory premises, office area as well as living, dining, and recreational facilities.

All employees shall be aware of the safety arrangements in the facility, such as knowledge about the whereabouts of the emergency exits, fire extinguishers, first aid equipment, etc. Evacuation plans shall be displayed in the facility and the fire alarm tested regularly. Evacuation drills shall be performed.

7.2 FACTORY CONDITIONS
It is important for the employee’s wellbeing that the factory environment is clean and free from pollution. The temperature and noise level in the factory must be tolerable as a working environment and the ventilation must be sufficient.

Sanitary facilities must be sufficient for the number of employees at the premises.

8. ANTI-CORRUPTION
Termidor follows a zero-tolerance policy for all forms of corruption, including extortion, embezzlement, favours, and bribery. Termidor will not accept any type of corruption related to our business and we expect all our suppliers, employees, and partners in the supply-chain to embrace this policy.

9. ENVIRONMENTAL STANDARDS
The supplier of Termidor shall comply with all applicable environmental laws and regulations in the country of operation. We also expect the supplier to make every effort to reduce the environmental impact of their business by adopting best practice principles in terms of environmental management. We expect the supplier to continuously seek improved methods and to have a precautionary approach to environmental challenges as prevention is better than remediation. This view will lead to continuous improvement which is key for a successful environmental management.

When possible, the supplier to Termidor should proactively offer more sustainable materials or solutions for waste reduction, re-use and/or re-cycling of materials. Termidor expects the supplier to participate in actions to monitor, report and reveal environmental data. Termidor recommends the supplier to implement ISO 14001 or similar, as it will give the needed systematic approach to environmental management.

9.1 CHEMICALS
Termidor requires that the supplier shall have and provide valid Safety Data Sheets (SDS) for all supplied chemicals, and in local language for all chemicals classified according to EU CLP regulation.

A supplier to Termidor shall have a procedure for storage, handling and use of chemicals. The supplier shall ensure that all packaging of chemicals is properly labelled according to the Globally Harmonized System of Classification and Labelling of chemicals (GHS) / Classification and Labelling and Packing of Chemicals (CLP) system to ensure the contents are known and potential risks are minimized.

A supplier to Termidor is expected to make sure that all employees that handle chemicals have the sufficient competence to do so and are adequately trained.

9.2 EMISSIONS AND WASTE
A supplier to Termidor shall ensure compliance with all applicable laws and regulations pertaining to air, water, and noise pollution, as well as ground contamination and, if required, obtain the necessary permits and be able to demonstrate compliance with these permits.

Precautionary steps shall be taken by supplier to prevent chemicals to leak into air, ground and water and shall dispose of chemicals in compliance with legal regulations. Hazardous waste must be monitored and minimized.

Air emissions generated from operations are to be characterized, monitored, controlled, and treated as required as per legal regulations prior to discharge or disposal.

Wastewater and solid waste generated from operations, industrial processes, and sanitation facilities are to be monitored, controlled, be used at a high level of efficiency, and treated as required by legal regulations prior to discharge or disposal.

Energy usage shall be monitored and used at a high level of efficiency. Whenever possible, Termidor recommends using renewable energy.

10. CONFLICT MINERALS
A supplier to Termidor shall adhere to the EU Conflict Minerals Regulation.

The supplier shall make sure that in case any conflict mineral/s are supplied to Termidor, they are responsibly sourced, and proof of origin must be presented.

11. PRODUCT SPECIFICATIONS
A supplier to Termidor shall comply with given technical product specifications for products, materials, and substances. Any change/correction of technical information or Safety Data Sheet shall in timely manner be agreed upon in writing/e-mail with Termidor.

A supplier to Termidor shall upon request from Termidor and/ or Termidor’s customers, be prepared to issue necessary certificate and/or documentation for their products for regulatory purposes and customer demands.

12. QUALITY
To keep and maintain high quality output, Termidor strongly recommends that a quality policy is implemented at the supplier and that there are documented quality goals in place. There should be a system to handle discrepancies and deviations. When a discrepancy or a deviation occurs, there should be clear processes on how to manage and improve such occurrences. Termidor recommends the supplier to implement ISO 9001 or similar, as it will give the needed systematic approach to quality management.

13. ASSESSMENT AUDIT AND MONITORING
Termidor or its third-party representative reserves the right to make audits to the supplier, to monitor compliance with this Code of Conduct, at any time. In order to enhance the transparency within the supply chain in relation to sustainability and compliance with this Code of Conduct, Termidor is working with a Supplier Self-Assessment.

Termidor request of you as a supplier to take part and co-operate in the self-assessment questionnaires without delay.

If an audit or the self-assessment reveals less than full compliance with this Code of Conduct, a corrective action plan needs to be made and full responsibility needs to be taken by the supplier for ensuring that this plan is implemented according to the defined time plan.

14. NON-COMPLIANCE
Should Termidor find that a supplier does not comply with this Code of Conduct, we will expect corrective actions in a suitable and agreed time limit.

15. WHISTLEBLOWING
Termidor encourages reporting of misconduct in relation to our Code of Conduct.

16. COMPLIANCE COMMITMENT WITH TERMIDOR’S CODE OF CONDUCT
The supplier acknowledges that this Code of Conduct is followed in their own organization. This Code of Conduct shall also be communicated in the supply chain, for all products and services supplied to Termidor.

General Data Protection Regulation (GDPR) needs to be taken in account in case private data regarding any EU citizen is collected – https://gdpr.eu/

Miljöpolicy

Miljöpolicyn utgör grunden för miljöarbetet inom On-Way i Sverige AB.

Den skall sammanfatta våra riktlinjer och ambitioner att bidra till ett långsiktigt hållbart samhälle genom att eftersträva minsta möjliga miljöpåverkan.

Vår målsättning är att:

  • prioritera en strategi för långsiktig hållbar utveckling för såväl miljön som för On-Way i Sverige AB.
  • värna om den inre och yttre miljön genom att alltid låta miljömedvetandet vara högt vid utförande av våra arbetsuppgifter.
  • ständigt hålla en pågående dialog med våra leverantörer och kunder angående miljöaspekter, krav och miljötänkande.
  • genom utbildning och engagemang ge vår personal möjlighet att ständigt utveckla och förbättra oss inom miljöområdet.
  • representera huvudmän/producenter som
    a) är certifierade enligt ISO 14001 eller EMAS eller
    b) arbetar med att bli godkända enligt ISO 14001 eller EMAS eller
    c) är organiserade och arbetar enligt riktlinjer liknande ISO 14001 eller EMAS
  • Minimera negativa effekter på miljön genom effektivisering och lämpliga val av transporter.

Integritetspolicy enligt GDPR
Så här behandlar vi dina personuppgifter

Din integritet är viktig för oss
Inom On-Way i Sverige AB (nedan kallad OWS) samlar vi in och använder personuppgifter ifrån de personer som interagerar med oss som kund/leverantör, samt via vår webbplats. Självklart är det av största vikt för oss att de personuppgifter som vi samlar in inte sprids till obehörigas eller missbrukas.

1. Vad är en personuppgift?

En person uppgift avser varje upplysning (eller kombination av upplysningar) som kan knytas till en identifierad och enskild fysisk person (även kallad registrerad). Exempel är namn, personnummer etc.

2. Hur samlar vi in och använder personuppgifter?

Vi samlar in personuppgifter vid kontakt, såsom telefonsamtal, order, via e-post, vid möten etc.

Vilken typ av information samlar vi in?
När du blir kund/leverantör, ber om offert, lägger order kan vi komma att samla in följande:

  • För- och efternamn
  • Adress till leveransort eller kontor
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Personnummer (då organisationsnumret för enskild firma utgörs av personnumret)

Vi inhämtar i första hand uppgifter om dig som kund/leverantör/kontakt. Vi hämtar aldrig information från externa databaser

Vad använder vi informationen till?
 Vi använder dina personuppgifter för att kunna identifiera dig som kund och avtalspart. Dina personuppgifter används även för att kunna kontakta dig rörande leverans, order, prisaviseringar och erbjudanden kopplade till er verksamhet. De används även för att kommunicera och besvara förfrågningar som kommer in till vår kundtjänst via telefon eller digitala kanaler, samt utreda möjliga reklamationsärenden.

Genomförande av köp/beställning
Dina personuppgifter används för att kunna leverera beställd/köpt produkt (inklusive avisering om och kontakt gällande leverans). I de fall där leverans sker av tredje part vidarebefordrar vi även dina kontaktuppgifter till tredje part för att denne ska kunna kontakta dig (t.ex. transportbolag).

Informationsutskick, tävlingar och event
Genom de personuppgifter vi samlar in kan vi hålla dig uppdaterad om våra senaste produkter, tjänster eller kommande kampanjer. Om du inte vill ta del av dessa utskick kan du enkelt avanmäla dig från dessa genom att kontakta oss via telefon eller e-post. Vi kan även använda informationen för att kommunicera viktiga meddelanden kring inköp eller förändringar i våra villkor och policyer till dig. Om du deltar i en tävling, ett event eller liknade kan vi använda informationen du anger i syfte att administrera tävlingen/eventet.

Förbättringar
Vi använder också personuppgifter för att kunna skapa, utveckla, driva, leverera och förbättra våra produkter och tjänster, vårt innehåll och vår marknadsföring.

Säkerhet och rättsliga förpliktelser
Vi behandlar även personuppgifter i syfte att tillgodese säkerheten för alla våra tjänster samt för att förhindra förlust och förebygga bedrägeri. Som exempel kan personuppgifter användas för att utreda försök till intrång. Personuppgifter samlas även in och hanteras för att uppfylla rättsliga förpliktelser, såsom lagkrav, domar eller myndighetsbeslut. Dessa krav kan till exempel avse produktansvar och produktsäkerhet eller bokföring.

3. Vem delar vi informationen med?

Underleverantörer (så kallade personuppgiftsbiträden)
För att kunna leverera varor och tjänster till dig delar vi information med våra underleverantörer (transportörer) och producenter. Vissa av våra underleverantörer och producenter kan ha delar av sin verksamhet i tredje land, det vill säga länder utanför Sverige eller EU/EES. Om vi för att tillhandahålla tjänsten/produkten till dig överför personuppgifter till en leverantör i ett tredje land, vidtar vi lämpliga skyddsåtgärder och säkerhetsställer att informationen hanteras i enlighet med kraven som ställs i GDPR genom att bland annat ingå EU-kommissionens standardavtal för skydd av personuppgifter med våra underleverantörer och producenter.

Samarbetspartners
Vi kan göra informationen tillgänglig för våra samarbetspartners som tillhandahåller tjänster och produkter i samarbete med oss.

Myndigheter
Vi är skyldiga att på begäran enligt lag och myndighetsbeslut, lämna ut personuppgifter till exempelvis Skatteverket.

4. Hur länge lagrar vi informationen?

Vi lagrar inte personuppgifter längre än vad vi behöver, och hur länge vi lagrar informationen beror på syftet för vilket informationen samlades in och vilka skyldigheter vi har enligt lag. Kundinformation sparas så länge du är, kund, kontakt, avtalspartner eller samarbetspartner. Under samma tid kommer vi även att använda informationen för att kommunicera attraktiva erbjudanden kring våra tjänster och produkter utifrån dina behov. Undantag gäller för sådant underlag som måste sparas enligt lag, till exempel bokföringslagen.

5. Hur samlar vi in och använder cookies?

Våra webbplatser använder för närvarande inte cookies.

6. Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi är måna om att ta hand om våra kunder/leverantörer/samarbetspartners och vi inser vikten av vårt ansvar som personuppgiftsansvarig att ta väl hand om de personuppgifter som vi samlar in och hanterar. Vi arbetar ständigt med att skydda din integritet och arbetar på flera olika nivåer med säkerhet såsom IT-infrastruktur, policyer och riktlinjer. Vi lägger stor vikt vid att arbeta förebyggande och förhindra att din information sprids och/eller missbrukas.

Bland annat genomförs följande säkerhetsåtgärder:

Begränsning av behörigheter
Åtkomst till dina personuppgifter ges endast till dem som behöver det för sina arbetsuppgifter. Det minimerar antalet personer som har tillgång till uppgifterna och därmed risken för felhantering.

Kryptering
Kryptering av mer känslig information sker med allmänt erkända och säkra krypteringsmetoder.

Brandväggar och säkerhetslösningar
OWS applicerar både brandväggar och andra säkerhetslösningar såsom antivirusprogram för att säkra OWS IT-miljö från intrång och yttre hot.

Policyer och riktlinjer
Inom OWS finns tydliga och kommunicerade policyer, samt riktlinjer för hur personer inom OWS ska hantera personuppgifter. Detta bidrar till en medvetenhet kring hur man kan behandla personliga uppgifter på ett säkert sätt.

Seriösa leverantörsval
Inom OWS använder vi oss bara av seriösa och välbeprövade IT-lösningar och leverantörer. Där styrks leverantörens skyldigheter gentemot OWS och i förhållande till GDPR via tydliga avtal.

7. Vilka rättigheter har du?

Som registrerad har du utifrån det regelverk som fastställts i GDPR rätt till följande:

  • Att dina uppgifter rättas om de upptäcks vara felaktiga.
  • Att bli bortglömd om det inte finns andra rättsliga skäl till att OWS behöver spara dina personuppgifter, såsom exempelvis bokföringsskyldighet
  • Att komma med invändningar kring och be om begränsningar av vilka behandlingar som OWS utför av dina personuppgifter.
  • Att begära ut alla dina personuppgifter ifrån OWS i ett strukturerat format.
  • Att bli informerad om det sker en incident som innebär att dina personuppgifter hamnar i felaktiga händer.
  • Att få dina personuppgifter utlämnade i elektronisk form för överföring till annan personuppgiftsansvarig

Upptäcker du att något är fel, vill begära ut dina uppgifter eller få dem raderade, kontakta vårt dataskyddsombud (se kontaktuppgifter nedan) för att få hjälp.

8. Kontaktuppgifter till oss

On-Way i Sverige AB org. nr 556530-6684 med adress Stubbsundsvägen 17, 131 47 Nacka,
är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter. Behöver du få kontakt med oss
gällande dataskydd når du oss på info@onway.se. Du har enligt dataskyddslagstiftningen rätt att inge klagomål
på en behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen (www.datainspektionen.se)

Logistik

Genom ett nära samarbete med både råvaruleverantörer och logistikföretag har On-Way i Sverige AB byggt upp ett väl fungerande distributionsnät i Sverige.

Genom att vi använder oss av många olika transportsystem har vi möjlighet att möta kundens krav på flexibilitet samtidigt som vi kan hålla transportkostnaderna nere.